POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MERKEPLAZA S.A.S.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, MERKEPLAZA COLOMBIA S.A.S (en adelante “MERKEPLAZA”) establece esta política para garantizar el debido tratamiento de la información recolectada a través de sus canales digitales y gestionar las solicitudes relacionadas. Esta política aplica a todas las personas cuyos datos se encuentren en nuestras bases de datos.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

• Empresa: MERKEPLAZA S.A.S.

• NIT: 901.492.797-1

• Dirección: Cll 86 # 24-20, Bogotá - Colombia

• Correo: comercial@merkeplaza.com

• Teléfono: 3504702076

• Canales: Sitio web y aplicaciones móviles oficiales.

2. MARCO LEGAL Y PRINCIPIOS

Esta política se rige por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. MERKEPLAZA aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, temporalidad, seguridad y confidencialidad en el tratamiento de datos.

3. DEFINICIONES CLAVE

• Datos Personales: Información asociada a una persona natural (ej. nombre, ID, contacto, navegación).

• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad o pueden generar discriminación. MERKEPLAZA no los recolecta salvo lo estrictamente necesario para la operación.

• Titular: Persona natural dueña de los datos (clientes, representantes de comercios).

• Responsable del Tratamiento: MERKEPLAZA, quien decide sobre la base de datos.

• Encargado: Terceros que tratan datos por cuenta del Responsable (ej. proveedores de hosting o mensajería).

• Autorización: Consentimiento previo y expreso del Titular.

4. PROHIBICIONES GENERALES

Queda estrictamente prohibido para MERKEPLAZA y los comercios asociados:

1. Tratar datos sin autorización previa del Titular.

2. Usar datos para fines distintos a los informados.

3. Vender, ceder o transferir datos a terceros sin autorización.

4. Acceder a bases de datos sin autorización o necesidad funcional.

5. Divulgar datos a terceros ajenos a la operación.

6. Almacenar datos sin medidas de seguridad adecuadas.

7. Usar datos de clientes para fines comerciales externos a la plataforma.

8. Recolectar datos sensibles innecesarios.

9. Conservar datos indefinidamente más allá de lo necesario.

El incumplimiento acarreará sanciones legales, bloqueo de la plataforma y terminación de contratos.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

MERKEPLAZA trata los datos personales para:

• Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores y empleados.

• Proveer servicios, productos y evaluar su calidad.

• Realizar estudios de consumo y campañas de mercadeo o publicidad (vía correo, SMS, etc.).

• Procesos de selección laboral y gestión de nómina.

• Cumplir obligaciones legales, contables y reportes a entidades de control.

• Compartir datos con filiales o aliados estratégicos para los fines descritos.

6. BASES DE DATOS

MERKEPLAZA gestiona las siguientes bases de datos principales:

• Clientes: Contiene datos de identificación, contacto y financieros. Se recolectan vía web/app y se almacenan en servidores seguros (Amazon). Su fin es la prestación del servicio, facturación y soporte. Vigencia: duración de la relación comercial + 10 años.

• Empleados y Aspirantes: Contiene datos personales, académicos, laborales y sensibles (salud/biometría) necesarios para el contrato laboral y seguridad social. Vigencia: duración laboral + 90 años (histórico).

• Proveedores: Datos para gestión de pagos, reportes tributarios y contacto comercial. Vigencia: relación comercial + 10 años.

• Datos Sensibles: Se tratarán únicamente con autorización explícita, informando al titular que no está obligado a suministrarlos.

7. AUTORIZACIÓN Y SEGURIDAD (GDPR)

Al registrarse, el usuario autoriza a MERKEPLAZA a tratar sus datos para la operación del negocio, pagos y estrategias comerciales. MERKEPLAZA cumple con estándares de seguridad, alojando la información en servidores de Amazon y designando un Oficial de Protección de Datos (DPO) contactable en el correo corporativo.

8. DERECHOS DEL TITULAR

El titular tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos. b) Solicitar prueba de la autorización. c) Ser informado sobre el uso de sus datos. d) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato. e) Acceder gratuitamente a sus datos. f) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área Administrativa es la responsable de atender las solicitudes a través del correo comercial@merkeplaza.com o en la dirección física en Bogotá.

• Consultas: Se atenderán en un máximo de 10 días hábiles. Si requiere más tiempo, se informará y responderá en los siguientes 5 días.

• Reclamos (Corrección/Supresión): Se atenderán en un máximo de 15 días hábiles. Si hay demoras, se prorrogará por 8 días más.

10. SEGURIDAD Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

MERKEPLAZA implementa medidas técnicas y administrativas para proteger la información. Las claves de acceso están encriptadas y son responsabilidad del usuario. El titular autoriza la transferencia y transmisión internacional de datos (servidores fuera de Colombia), garantizando que los terceros cumplan con esta política y la ley aplicable.

11. VIGENCIA

Esta política entró en vigencia el 21 de mayo de 2021. Cualquier cambio será informado por los canales de comunicación de la empresa. Fecha última modificación: 09 de diciembre de 2025.